Nie zapominając, iż faktura pro forma nie jest w żadnym znaczeniu dokumentem o charakterze urzędowym, czyli również nie ma wartości księgowej, nie ograniczają jej absolutnie żadne przepisy. Dotyczy to nie tylko jej formy (poza informacją o tym, iż je to faktura pro forma), ale także terminu wystawienia takowej faktury. Przeznaczenie tego dokumentu decyduje jednak o porze w jakiej można go wystawić, czyli przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi. Read the rest of this entry »

Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne w działalności gospodarczej jest właściwe podejście zarówno do kosztów, jak i do przychodów. Jeśli źle rozplanujemy swój budżet, to może się to dla nas bardzo źle skończyć. Najczęściej grozi to po prostu zamknięciem działalności gospodarczej lub też kłopotami z utrzymaniem płynności finansowej. Koszty to nie tylko to, co musimy co miesiąc zapłacić, ale i również wszystkie inne wydatki. Należy do nich zapłacić zarówno wydatki stałe, jak i także wydatki okazjonalne. Warto zawsze mieć jakiś zapas w budżecie, aby w razie jakichkolwiek nieoczekiwanych wydatków można było spokojnie im podołać ze zgromadzonych oszczędności. Liczenie własnych środków finansowych obejmuje nie tylko i wyłącznie wydatki, ale i także faktury VAT. Wszystkie one rozlicza i tworzy nam program do faktur. Warto o tym wiedzieć więcej i wcześniej zapoznać się ze wszystkimi modułami takiego właśnie programu. Jeśli prowadzimy jakąś większą firmę to zdecydowanie możemy poprosić o tak zwane szkolenie wstępne na instalowanym programie. Każdy program do fakturowania jest zupełnie inny. W związku z tym trzeba od podstaw uczyć się wszystkiego. Każda osoba, która chce dobrze pracować na programie fakturowym powinna również znać jego wady. Czasami może się bowiem zdarzyć, że trzeba będzie pewne rzeczy po samym programie poprawiać. Jeśli dojdzie do tego, to musimy dobrze wiedzieć, co i jak trzeba będzie kontrolować. Księgowy posiada już odpowiednią wiedzę, ale osoba przychodząca z zewnątrz niestety takiej wiedzy nie posiada.

Jak powszechnie wiadomo w obecnych czasach dostępny w sieci jest bardzo popularny program do faktur. Jednak starszy rocznik woli liczyć na siebie. Komputer dla niektórych jest wrogiem. Ile razy wnuczkowie próbują namówić swoich dziadków do tego urządzenia, ale nie, nie ma siły. Są uparci, boją się technologii. Nic dziwnego wychowali się w innych czasach. W latach mniej skomplikowanych. Gdzie, jeśli potrzebowali jakiejkolwiek pomocy mogli liczyć tylko na siebie. Więc jeśli mają jakąś sprawę płatności na przykład wystawienie faktur wolą to zrobić osobiście. Nie należy tego piętnować. Nikt nie lubi, kiedy się go do czegoś zmusza. Skoro starsi ludzie nie są gotowi na zaakceptowanie komputerów należy to uszanować. Naciskanie jest najgorszą formą przekazania pozytywów technologii. A młodzież lubi to robić i wytykać niewiedzę. W obecnych czasach powinniśmy również wiedzieć, że wiele osób narzeka na ręczne wystawianie faktur VAT wtedy też właśnie popełniamy błędy, które psują całą naszą pracę. Nie wszyscy w dzisiejszych czasach mieli szczęście urodzić się w takich nowoczesnych czasach. Zdarza się bardzo często, więc, że taka popularna dla nas faktura korygująca to polecenie, które wpisane w wyszukiwarce internetowej uratuje nam życie. Będziemy wiedzieli, w jaki sposób skorygować złą fakturę. Fakturę taką, którą omawiamy, można wysłać jak również odebrać przy pomocy Internetu, a w dobie Internetu nie jest to sprawa skomplikowana już chyba dla nikogo, a już na pewno dla osób zajmujących się pracami biurowymi.

Podczas prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej musisz rozliczać się z podatku, odprowadzać odpowiednie składki itd. Czy samemu można podjąć się tych zadań? Oczywiście, można- korzystanie z biura rachunkowego nie jest przymusem a jedynie ułatwieniem dla nas. Jeśli chcemy sami się tym zająć to możemy skorzystać z serwisów oferujących księgowość online lub też zakupić program do księgowania i korzystać z niego. Bez pewnej podstawowej wiedzy może być ciężko obsługiwać takie oprogramowanie dlatego też tak popularne stały się ostatnio wirtualne biura rachunkowe, które co prawda nie spełniają tych wszystkich zadań co ich realne odpowiedniki ale z powodzeniem mogą nam pomóc w samodzielnym księgowaniu. Nie jest tajemnicą, że kwestią decydująca w wyborze między biurem rachunkowym z krwi i kości a wirtualnym odpowiednikiem jest cena. Podczas gdy materialne biuro rachunkowe, w zależności od miasta, w którym pracujemy, kosztuje od 100 złotych do 300 złotych (i więcej) miesięcznie, wirtualna księgowość mieści się w cena od 30 złotych miesięcznie do 80 złotych miesięcznie. Różnica jest zatem spora, zwłaszcza dla ludzi, do których są adresowane serwisy z rachunkowością online czyli rozpoczynających samodzielną działalność gospodarczą osób dla których 300 złotych miesięcznie robi różnicę. Nikt przecież nie będzie spodziewał się, że duża firma lub spółka zatrudniająca wielu ludzi będzie bawiła się w księgowość wirtualną. Firmy takie posiadają stanowiska księgowych bądź też cały działy księgowości.

Jeśli zostaniesz przedsiębiorcą faktem stanie proces rozliczania się z odpowiednimi urzędami. Możesz zlecić takie rozliczenie firmie outsourcingowej czyli po prostu wynająć odpowiednie biuro rachunkowe, rozliczać się sam lub używać do księgowania aplikacji internetowej. Obsługę rozliczeń z ZUSem może za Ciebie robić odpowiednia firma- chodzi również o prowadzenie kartotek, sporządzanie odpowiednich umów, wystawianie rachunków jak i również sporządzanie odpowiednich deklaracji.
Wystarczy odpowiednio poszukać w internecie a natkniemy się na mnóstwo serwisów, które oferują nam ułatwienia w rozliczaniu się a także drukowaniu faktur  (w tym pro-forma i faktury korygujące) a także podczas przeprowadzania procesów takich jak ewidencjonowanie przychodów i rozchodów oraz sprzedaż/kupno towarów lub też usług.
Oczywistą rzeczą jest, że nawet jeśli zdecydujesz się na samodzielne prowadzenie księgowości, fakturowanie itp. wszystkie urzędy będą żądały od Ciebie dokumentów przygotowanych w rzetelny sposób- problem ten oczywiście znika jeśli Twoją księgowością zajmuję się firm zewnętrzna- biuro rachunkowe.
Biuro rachunkowe może również prowadzić obsługę kadrową oraz płacową czyli przygotowywanie listy płac (o ile kogoś zatrudniasz), umowy o zlecenie lub dzieło, prowadzenie kartoteki pracowników oraz sporządzanie dla nich odpowiednich deklaracji.
Jeśli prowadzisz księgowość sam lub poprzez serwis do księgowania online musisz orientować się w terminach i dokumentacji, która będzie od Ciebie wymagana przez różne urzędy.

Jeśli już zdecydowałeś się na prowadzenie księgowości internetowej warto porównać ze sobą serwisy, które oferują tą funkcjonalność. Po wpisaniu do wyszukiwarki odpowiedniego hasła naszym oczom pojawia się dziesiątki jak nie setki stron z własną ofertą- jak wybrać najlepszą? Zastosuj pewne kryteria- przede wszystkim odfiltruj projekty, które ledwo co powstały (mogą zniknąć jeszcze szybciej niż zostały stworzone), określ jaką kwotę pieniędzy jesteś w stanie wydać miesięcznie na księgowość internetową i przede wszystkim określi jakich funkcji oczekujesz od takiego serwisu. Mogą to być np. wsparcie (telefon czy tylko e-mail, może chat, sprawność merytoryczna również jest ważna), czy interfejs aplikacji jest przejrzysty i czytelny (jeśli nie będziesz wiedział co właściwie jest na monitorze trudno oczekiwać aby dało się produkować jakiekolwiek dokumenty), czy dostępna jest instrukcja i jakiej ona jest jakości (czy zawiera jedynie suche informacje na temat serwisu czy też np. porady dla przedsiębiorców), jak oceniasz funkcjonalność strony- czy istnieje możliwość realizowania Twoich potrzeb, czy można wystawić wszystkie potrzebne Ci dokumenty?
Co jeszcze jest ważne? Cena- zwykle waha się ona od 20 złotych do 60 złotych za miesiąc i zależna jest nie tylko od serwisu ale również opcji jakie wybierzemy i modułów. Warto również spojrzeć na opinię serwisu w internecie- jeśli ludzie narzekają i mają z nim problemy najlepiej ominąć go szerokim łukiem.
Jeśli poświęcisz nieco czasu na wybór odpowiedniego serwisu z pewnością nie pożałujesz a możesz uniknąć w ten sposób niemiłych rozczarowań i problemów.

Przede wszystkim- kto powinien skorzystać z księgowości online? Wszyscy przedsiębiorcy, którzy muszą prowadzić księgowość (Księgę Przychodów i Rozchodów) i są płatnikami VAT. Usługi takie jednak są zwykle kierowane do mikroprzedsiębiorstw i małych firm. Jest to odpowiednie rozwiązanie zwłaszcza jeżeli nasz przychód jest realizowany w dużej ilości dokumentacji, z których pojedyncze opiewają na małe kwoty- najwięcej zaoszczędzamy właśnie wtedy ponieważ biuro rachunkowe rozlicza zwykle od ilości dokumentów.
Czy to jest wygodne? Oczywiście, że jest! Dane to takiego systemu są wprowadzane jedynie raz- zarówno Twoje jak i Twoich kontrahentów (szczegóły takie jak numeracja dokumentów czy księgowanie w ewidencjach są automatyczne). Możliwe jest również generowanie dokumentów do wydruku takich jak PIT czy ZUS DRA lub wysłanie ich przez internet. Należy również wspomnieć, że te dokumenty są dla Ciebie dostępne non-stop, 24h/dobę – jedyne czego potrzebujesz to komputer z Internetem, zero instalacji.
Twoje dane w takim miejscu są również bezpieczne- są archiwizowane codziennie więc w razie ich utraty niemalże od razu możemy wszystko odzyskać. Tej archiwizacji dokonuje właściciel serwisu więc ponownie nie musimy się o nic martwić.
Jak wszystko na świecie to rozwiązanie ma również pewne wady. Jeśli chodzi o odpowiedzialność to w wypadku fakturowania online bierzesz wszystko na siebie- błędy będą Twoją winą (a biura rachunkowe mają ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej). No i ważny jest też fakt „kolejna rzecz na głowie” – w przypadku biura rachunkowe zarówno odpowiedzialność jak i problem jest zdejmowany ze zlecającego.
Pamiętaj! Szukając odpowiedniego dla siebie serwisu warto szukać z głowa i korzystać ze znanych, dużych i sprawdzonych rozwiązań. Można uniknąć w ten sposób wielu problemów.

Jeśli podjęliśmy się zadania księgowania w działalności gospodarczej nieuniknionym jest, że prędzej czy później natkniemy się na problemy, których nie będzie w stanie sami przeskoczyć- gdzie w takim wypadku udać się po pomoc?
Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie znajomego księgowego, który za kawę wytłumaczy nam co, gdzie i jak. Nie wszyscy jednak mają dostęp do takich osób zatem pozostają im inne wyjścia.
Pierwszy krokiem gdzie powinniśmy skierować nasze oczy jest internet- jest bardzo wysokie prawdopodobieństwo, że podobny problem już ktoś kiedyś miał i zadał go np. na forum internetowym gdzie ktoś inny udzielił mu odpowiedzi. Wadą tego rozwiązania jest to, że czasami nie potrafimy znaleźć rozwiązania w sieci lub też nasz problem jest mocno indywidualny (albo też udzielone wyjaśnienia nie zadowalają nas).
Możemy również sami zadać pytanie na forach internetowych. Wady takiego rozwiązania to również brak pewności co do właściwości podanej odpowiedzi (nie znamy osoby udzielającej nam pomocy) i długi czas oczekiwania na odpowiedź. Można również spytać jednego z ekspertów na serwisach prawnych- w tym momencie raczej znika niepewność właściwości odpowiedzi ale i czas oczekiwania zapewne się wydłuży(jeśli w ogóle odpowiedź zostanie nam udzielona).
Wyjściem najbardziej pewnym jest udanie się do pobliskiego biura rachunkowego i zapytanie osobiście specjalisty- często udzieli nam odpowiedzi bez opłaty (bo może będziemy chcieli później skorzystać z jego płatnych usług). Jeśli nie da rady uzyskać interesujących nas informacji bezpłatnie trzeba będzie uiścić opłatę za konsultacje- nikt nie mówił że będzie lekko.

Gdy rozpoczynamy działalność gospodarczą niezbędnym czynnikiem są fundusze, niestety często trudno jest zgromadzić odpowiedni kapitał zwłaszcza, że na początku mamy najwięcej wydatków. Rozwiązaniem jest ubieganie się o dofinansowanie z odpowiedniej instytucji- Państwowa Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości jest instytucją realizującą programy Unii Europejskiej takie jak: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Program Operacyjny Kapitał Ludzi oraz Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej.
Państwowa Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości nie jest oczywiście jedyną instytucją, do której można się zwrócić o dofinansowanie ale w jej przypadku mamy dostępne największe pole manewru.
Z dofinansowań mogą skorzystać różne podmioty, zarówno rozpoczynające działalność jak i prowadzące ją już jakiś czas w tym mikro- i małe przedsiębiorstwa oraz średnie i duże (w zależności od programu).
Programy, do których można się zgłaszać dzielą się między innymi na zamknięte czyli wnioski można składać do konkretnej daty i otwarte czyli takie,  w których wnioski można składać aż do wyczerpania pieniędzy.
Na otworzenie firmy można uzyskać pieniądze na zasadzie pożyczki, która staje się pożyczką bezzwrotną jeśli firma spełni określone wymagania- na przykład utrzyma się na rynku przez określony czas.
Na co można wydać środki uzyskane z Unii? Zwykle zasada jest taka, że nie można ich wydawać na pensje itp. lecz jedynie na rozwój firmy tj. zakup sprzętu, narzędzi, szkolenia pracowników itd. (dokładne szczegóły zależą od programu).
Warto również wspomnieć że Państwowa Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości wprowadziła dyżury ekspertów, którzy mogą nam pomóc w bardziej skomplikowanych kwestiach- godziny i miejsca dyżurów są dostępne na stronie internetowej PARP.

Dział księgowości w wielu firmach jest najważniejszym działem- to właśnie tamtędy przechodzą pieniądze innych pracowników, podejmowane są pewne decyzje ale i też odpowiedzialność ludzi jest wysoka- błędy w księgowości mogą kosztować firmę olbrzymie pieniądze. Niezwykle ważny zatem jest dobór odpowiednich księgowych, którzy poprowadzą naszą firmę. Musza to być osoby z doświadczeniem- to jest podstawowy warunek ponieważ nie możemy zatrudnić jak samodzielną księgową osobę zaraz po szkole. Osoby niedoświadczone mogą zajmować stanowiska takie jak „pomocnik księgowej” lub podobne gdzie uczą się zawodu pod okiem wykwalifikowanych i doświadczonych starszych pracowników. Kolejnym czynnikiem, który powinniśmy wziąć pod uwagę podczas rekrutacji pracowników jest odpowiedzialność, która również jest podstawowym warunkiem przyjęcia danej osoby. Czy kandydat na księgowego/księgową do naszej firmy miał doczynienia z dużą odpowiedzialnością wcześniej i czy podołał zadaniom w poprzedniej pracy? Należy zwrócić na to uwagę i upewnić się, że wpisane w Curriculum Vitae zapewnienia o  nieskalanym przebiegu kariery i dobrym przygotowaniu nie są wyssane z palca. Sam spotkałem się z pewnym przypadkiem starszej księgowej, która miała udokumentowane 15 lat pracy jako główna księgowa ale miała problem z wypełnieniem prostej listy płac- wcześniej robił to za nią komputer a sama nie musiała się niczym martwić.
Po rozmowie z kandydatem można zasięgnąć opinii u poprzednich pracodawców na temat ich byłego pracownika- nie jest może zbyt elegancki sposób a sami kandydaci wynajdują tysiące powodów, dla których nie trzeba dzwonić do ich poprzedniego miejsca pracy ale często jest to sposób przesądzający zatrudnieniu danej osoby.