Nie zapominając, iż faktura pro forma nie jest w żadnym znaczeniu dokumentem o charakterze urzędowym, czyli również nie ma wartości księgowej, nie ograniczają jej absolutnie żadne przepisy. Dotyczy to nie tylko jej formy (poza informacją o tym, iż je to faktura pro forma), ale także terminu wystawienia takowej faktury. Przeznaczenie tego dokumentu decyduje jednak o porze w jakiej można go wystawić, czyli przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi.

Otrzymanie jakiejkolwiek kwoty pieniędzy, obojętnie czy jest to zaliczka czy przedpłata (więcej o fakturach zaliczkowych można przeczytać w serwisie inFakt), zobowiązuje do wystawienia oficjalnej faktury, która najczęściej jest fakturą VAT. Faktura por forma 2011 zmieniła się o tyle, co wartość podatku, czyli w przypadku sprzedaży wynosi ona w tej chwili 23%, a w przypadku usług nie 7, a 8%. Podwyższenie spotkało się oczywiście z dużym niezadowoleniem, jednak przy okazji pozwoliło na sprawdzenie programów do fakturowania. Te, które nie miały możliwości zmiany wartości podatku okazały się zbędne po pierwszym stycznia 2011 roku, a wykupione licencje niestety można było wyrzucić do śmieci, co jednocześnie oznaczało stratę pieniędzy. Każda faktura proforma doc traci na jakimkolwiek znaczeniu w momencie kiedy dla danej transakcji wystawiana jest oficjalna, ważna urzędowo faktura.

Obydwie strony- zarówno nabywca jak i sprzedawca- powinny starać się na drodze rozmów i negocjacji dochodzić do kompromisów prowadzących do zawarcia transakcji, a nawet utrzymania dłuższej współpracy.