Posts Tagged ‘faktury’
Podczas prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej musisz rozliczać się z podatku, odprowadzać odpowiednie składki itd. Czy samemu można podjąć się tych zadań? Oczywiście, można- korzystanie z biura rachunkowego nie jest przymusem a jedynie ułatwieniem dla nas. Jeśli chcemy sami się tym zająć to możemy skorzystać z serwisów oferujących księgowość online lub też zakupić program do księgowania i korzystać z niego. Bez pewnej podstawowej wiedzy może być ciężko obsługiwać takie oprogramowanie dlatego też tak popularne stały się ostatnio wirtualne biura rachunkowe, które co prawda nie spełniają tych wszystkich zadań co ich realne odpowiedniki ale z powodzeniem mogą nam pomóc w samodzielnym księgowaniu. Nie jest tajemnicą, że kwestią decydująca w wyborze między biurem rachunkowym z krwi i kości a wirtualnym odpowiednikiem jest cena. Podczas gdy materialne biuro rachunkowe, w zależności od miasta, w którym pracujemy, kosztuje od 100 złotych do 300 złotych (i więcej) miesięcznie, wirtualna księgowość mieści się w cena od 30 złotych miesięcznie do 80 złotych miesięcznie. Różnica jest zatem spora, zwłaszcza dla ludzi, do których są adresowane serwisy z rachunkowością online czyli rozpoczynających samodzielną działalność gospodarczą osób dla których 300 złotych miesięcznie robi różnicę. Nikt przecież nie będzie spodziewał się, że duża firma lub spółka zatrudniająca wielu ludzi będzie bawiła się w księgowość wirtualną. Firmy takie posiadają stanowiska księgowych bądź też cały działy księgowości.
Jeśli już zdecydowałeś się na prowadzenie księgowości internetowej warto porównać ze sobą serwisy, które oferują tą funkcjonalność. Po wpisaniu do wyszukiwarki odpowiedniego hasła naszym oczom pojawia się dziesiątki jak nie setki stron z własną ofertą- jak wybrać najlepszą? Zastosuj pewne kryteria- przede wszystkim odfiltruj projekty, które ledwo co powstały (mogą zniknąć jeszcze szybciej niż zostały stworzone), określ jaką kwotę pieniędzy jesteś w stanie wydać miesięcznie na księgowość internetową i przede wszystkim określi jakich funkcji oczekujesz od takiego serwisu. Mogą to być np. wsparcie (telefon czy tylko e-mail, może chat, sprawność merytoryczna również jest ważna), czy interfejs aplikacji jest przejrzysty i czytelny (jeśli nie będziesz wiedział co właściwie jest na monitorze trudno oczekiwać aby dało się produkować jakiekolwiek dokumenty), czy dostępna jest instrukcja i jakiej ona jest jakości (czy zawiera jedynie suche informacje na temat serwisu czy też np. porady dla przedsiębiorców), jak oceniasz funkcjonalność strony- czy istnieje możliwość realizowania Twoich potrzeb, czy można wystawić wszystkie potrzebne Ci dokumenty?
Co jeszcze jest ważne? Cena- zwykle waha się ona od 20 złotych do 60 złotych za miesiąc i zależna jest nie tylko od serwisu ale również opcji jakie wybierzemy i modułów. Warto również spojrzeć na opinię serwisu w internecie- jeśli ludzie narzekają i mają z nim problemy najlepiej ominąć go szerokim łukiem.
Jeśli poświęcisz nieco czasu na wybór odpowiedniego serwisu z pewnością nie pożałujesz a możesz uniknąć w ten sposób niemiłych rozczarowań i problemów.
Przede wszystkim- kto powinien skorzystać z księgowości online? Wszyscy przedsiębiorcy, którzy muszą prowadzić księgowość (Księgę Przychodów i Rozchodów) i są płatnikami VAT. Usługi takie jednak są zwykle kierowane do mikroprzedsiębiorstw i małych firm. Jest to odpowiednie rozwiązanie zwłaszcza jeżeli nasz przychód jest realizowany w dużej ilości dokumentacji, z których pojedyncze opiewają na małe kwoty- najwięcej zaoszczędzamy właśnie wtedy ponieważ biuro rachunkowe rozlicza zwykle od ilości dokumentów.
Czy to jest wygodne? Oczywiście, że jest! Dane to takiego systemu są wprowadzane jedynie raz- zarówno Twoje jak i Twoich kontrahentów (szczegóły takie jak numeracja dokumentów czy księgowanie w ewidencjach są automatyczne). Możliwe jest również generowanie dokumentów do wydruku takich jak PIT czy ZUS DRA lub wysłanie ich przez internet. Należy również wspomnieć, że te dokumenty są dla Ciebie dostępne non-stop, 24h/dobę – jedyne czego potrzebujesz to komputer z Internetem, zero instalacji.
Twoje dane w takim miejscu są również bezpieczne- są archiwizowane codziennie więc w razie ich utraty niemalże od razu możemy wszystko odzyskać. Tej archiwizacji dokonuje właściciel serwisu więc ponownie nie musimy się o nic martwić.
Jak wszystko na świecie to rozwiązanie ma również pewne wady. Jeśli chodzi o odpowiedzialność to w wypadku fakturowania online bierzesz wszystko na siebie- błędy będą Twoją winą (a biura rachunkowe mają ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej). No i ważny jest też fakt „kolejna rzecz na głowie” – w przypadku biura rachunkowe zarówno odpowiedzialność jak i problem jest zdejmowany ze zlecającego.
Pamiętaj! Szukając odpowiedniego dla siebie serwisu warto szukać z głowa i korzystać ze znanych, dużych i sprawdzonych rozwiązań. Można uniknąć w ten sposób wielu problemów.
Jeśli podjęliśmy się zadania księgowania w działalności gospodarczej nieuniknionym jest, że prędzej czy później natkniemy się na problemy, których nie będzie w stanie sami przeskoczyć- gdzie w takim wypadku udać się po pomoc?
Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie znajomego księgowego, który za kawę wytłumaczy nam co, gdzie i jak. Nie wszyscy jednak mają dostęp do takich osób zatem pozostają im inne wyjścia.
Pierwszy krokiem gdzie powinniśmy skierować nasze oczy jest internet- jest bardzo wysokie prawdopodobieństwo, że podobny problem już ktoś kiedyś miał i zadał go np. na forum internetowym gdzie ktoś inny udzielił mu odpowiedzi. Wadą tego rozwiązania jest to, że czasami nie potrafimy znaleźć rozwiązania w sieci lub też nasz problem jest mocno indywidualny (albo też udzielone wyjaśnienia nie zadowalają nas).
Możemy również sami zadać pytanie na forach internetowych. Wady takiego rozwiązania to również brak pewności co do właściwości podanej odpowiedzi (nie znamy osoby udzielającej nam pomocy) i długi czas oczekiwania na odpowiedź. Można również spytać jednego z ekspertów na serwisach prawnych- w tym momencie raczej znika niepewność właściwości odpowiedzi ale i czas oczekiwania zapewne się wydłuży(jeśli w ogóle odpowiedź zostanie nam udzielona).
Wyjściem najbardziej pewnym jest udanie się do pobliskiego biura rachunkowego i zapytanie osobiście specjalisty- często udzieli nam odpowiedzi bez opłaty (bo może będziemy chcieli później skorzystać z jego płatnych usług). Jeśli nie da rady uzyskać interesujących nas informacji bezpłatnie trzeba będzie uiścić opłatę za konsultacje- nikt nie mówił że będzie lekko.
Dział księgowości w wielu firmach jest najważniejszym działem- to właśnie tamtędy przechodzą pieniądze innych pracowników, podejmowane są pewne decyzje ale i też odpowiedzialność ludzi jest wysoka- błędy w księgowości mogą kosztować firmę olbrzymie pieniądze. Niezwykle ważny zatem jest dobór odpowiednich księgowych, którzy poprowadzą naszą firmę. Musza to być osoby z doświadczeniem- to jest podstawowy warunek ponieważ nie możemy zatrudnić jak samodzielną księgową osobę zaraz po szkole. Osoby niedoświadczone mogą zajmować stanowiska takie jak „pomocnik księgowej” lub podobne gdzie uczą się zawodu pod okiem wykwalifikowanych i doświadczonych starszych pracowników. Kolejnym czynnikiem, który powinniśmy wziąć pod uwagę podczas rekrutacji pracowników jest odpowiedzialność, która również jest podstawowym warunkiem przyjęcia danej osoby. Czy kandydat na księgowego/księgową do naszej firmy miał doczynienia z dużą odpowiedzialnością wcześniej i czy podołał zadaniom w poprzedniej pracy? Należy zwrócić na to uwagę i upewnić się, że wpisane w Curriculum Vitae zapewnienia o nieskalanym przebiegu kariery i dobrym przygotowaniu nie są wyssane z palca. Sam spotkałem się z pewnym przypadkiem starszej księgowej, która miała udokumentowane 15 lat pracy jako główna księgowa ale miała problem z wypełnieniem prostej listy płac- wcześniej robił to za nią komputer a sama nie musiała się niczym martwić.
Po rozmowie z kandydatem można zasięgnąć opinii u poprzednich pracodawców na temat ich byłego pracownika- nie jest może zbyt elegancki sposób a sami kandydaci wynajdują tysiące powodów, dla których nie trzeba dzwonić do ich poprzedniego miejsca pracy ale często jest to sposób przesądzający zatrudnieniu danej osoby.
Z dniem 11 marca 2011 roku nastąpiło zmiana przepisów dotyczących podpisów na dokumentach księgowych. Zgodnie z obecnym stanem prawnym rachunek bez podpisu będzie stanowił podstawę do księgowania jeżeli wynika to z osobnych przepisów bądź techniki w jakiej jest dokumentowany taki zapis księgowy.
Rachunek, który potwierdza wykonanie sprzedaży lub usługi nie musi zawierać podpisu ani nawet pieczątki. Przestały być wymagane również oznaczenia oryginał i kopia.
Aby taki rachunek został uznany za poprawny dokument księgowy powinien posiadać imię i nazwisko bądź nazwę firmy, adres sprzedawcy oraz kupującego (lub w przypadku usługi odpowiednio wykonawcy i odbiorcy), datę i numer rachunku. Wymagane są również rodzaj oraz ilość towaru/wykonanych usług, ceny jednostkowe oraz ogólna suma.
Dzięki tym zmianom rachunki będą mogły być przesyłane drogą elektroniczną i nadal będą pełnoprawnymi dokumentami księgowymi stanowiącymi podstawę księgowania. Jest to duże uproszczenie zwłaszcza dla duży firm, które posiadając wielu kontrahentów były zmuszone otrzymywać od nich fizycznie papierowe dokumenty co wpływało na prędkość pracy działów księgowości a także odbijało się na firmach. Dla mniejszych przedsiębiorstw, pomimo mniejszej skali zjawiska, nadal jest to duże uproszczenie zwłaszcza jeśli chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze, które powiedzmy zajmując się usługami programistycznymi musiały znaleźć czas na przesyłanie tradycyjną droga pocztową takiej korespondencji. W tej chwili wystarczy odpowiedni list e-mail.
9 czerwca planowany jest start usługi profil zaufany ePUAP, której łatwiejsze stanie się załatwianie spraw administracyjnych firmy (takich jak podania, skargi, odwołania) poprzez internet. Do tej port istniała taka możliwość jednak wymagała ona posiadania elektronicznego podpisu cyfrowego, co z kolei, wiązało się z kosztami uzyskania takiego podpisu. Zmiana wchodzi w życie na skutek rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. co oznacza, że utworzenie własnego profilu zaufanego będzie możliwe od dnia 9 czerwca.
Czy właściwie jest profil zaufany? Otóż jest to zestaw informacji dzięki, którym można jednoznacznie zidentyfikować osobę będącą użytkownikiem odpowiedniego konta na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (to właśnie oznacza skrót ePUAP). Stworzenie takiego profilu będzie zwolnione z opłat.
Rozwiązanie to ma stanowić alternatywę dla mało popularnego i oczywiście płatnego podpisu elektronicznego – wcześniej można było skorzystać z ePUAP-u tylko jeśli posiadało się taki podpis.
Platforma ta ma rozwiązać wiele problemów i ułatwić życie podatnikom ponieważ wiele spraw administracyjnych będziemy można załatwiać bez kolejki, bez wychodzenia z domu.
Jak rozpocząć korzystanie z takiego systemu? Pierwszy krokiem powinna być rejestracja na stronie internetowej ePUAP i złożenie wniosku o profil zaufany- następnie należy udać się do jednego z urzędu aby osobiście uwiarygodnić swoje dane osobowe oraz dane dostępne w systemie. Konto, które założyliśmy na ePUAP-ie stanie się profilem zaufanym – miejsca, w których można autoryzować swoje konto osobiście mieszczą się urzędach takich jak urzędu skarbowe, ZUS, urzędy gmin i urzędy wojewódzkie gdzie urzędnik porównuje nasze dane z tymi wprowadzonymi do systemu i autoryzuje konto.
Samo pojęcie księgowości wywodzi się jeszcze ze średniowiecza, w którym oznaczało prowadzenie ewidencji w księgach. Po latach rozwoju księgowość została zastąpiona przez szerszy zwrot rachunkowość. Wydzielone są dwa podstawowe rodzaje księgowości- jest to księgowość pojedyncza i księgowość podwójna.
Tzw. księgowość pojedyncza to najwcześniejsza forma ewidencji pewnych składników majątku oraz procesów gospodarczych. Panuje tu dowolność zasady ewidencjonowania jak również cechą charakterystyczną jest brak możliwości powiązania pomiędzy jej poszczególnymi elementami. Te elementy powodują, iż brak jest możliwości aby uzyskać miarodajny obraz majątku i przy tym określić jakikolwiek wynik finansowy danej firmy. Prowadzi to do tego iż taki rodzaj księgowości jest wykorzystywany przy niewielkich rozmiarów działalnościach oraz przy niewielkim skomplikowaniu procesów finansowych i obrotów towarowych w danej działalności gospodarczej. Przykładem tego jest pojedyncza księga przychodów i rozchodów.
O co chodzi w księgowości podwójnej? Być może nazwa przywołuje na myśl jakieś czarne skojarzenia ale w rzeczywistości chodzi jedynie o pewien system. Jest to mianowicie taki system ewidencyjny, w którym uogólniony jest tzw.miernik pieniężny dla przebiegu procesów gospodarczych, wyników finansowych, środków gospodarczych oraz ich źródeł pochodzenia. Dzięki ogólnemu miernikowi pieniężnemu można wykazać wynik finansowy danej działalności gospodarczej oraz rzeczywisty obraz majątku danej firmy/jednoosobowej działalności gospodarczej.
W doborze właściwego sposobu księgowania jak również i samym księgowaniem (zwłaszcza jeśli nie czujesz się na siłach bądź szkoda na to czasu) może się dla Ciebie zająć biuro rachunkowe.